Äldre versioner av handlingar får raderas efter GDPR-rättelser

Kommunstyrelsen i Hallsbergs kommun beslutade den 6 oktober 2026 att tidigare versioner av allmänna handlingar får gallras när personuppgifter har rättats eller raderats enligt dataskyddsförordningen (GDPR).

Beslut

Kommunstyrelsen har fastställt nya riktlinjer för gallring av allmänna handlingar som innehåller personuppgifter. Äldre versioner av handlingar som ändrats efter begäran om rättelse eller radering enligt GDPR får raderas när en ny version är upprättad, under förutsättning att den äldre handlingen inte längre har ett självständigt bevarandevärde.

Beslutet är formulerat så att gallring bara får ske när ursprungshandlingen "inte längre har ett självständigt bevarandevärde enligt 3 och 10 §§ arkivlagen". Den nya versionen ska innehålla den information som krävs för insyn, dokumentationsbehov och rättssäkerhet.

Bakgrund

Enligt dataskyddsförordningen har enskilda rätt att få felaktiga personuppgifter rättade och i vissa fall raderade. För Hallsbergs kommun kan detta innebära att nya versioner av handlingar behöver skapas där vissa uppgifter justeras eller tas bort.

Frågan har varit hur ursprungliga versioner ska hanteras med hänsyn till arkivlagens krav. I tjänsteskrivelsen till kommunstyrelsen påminns om att myndigheters handlingar enligt 3 § arkivlagen utgör en del av det nationella kulturarvet och ska bevaras så att de tillgodoser allmänhetens rätt till insyn, förvaltningens och rättskipningens behov samt forskningens intressen. Samtidigt medger 10 § arkivlagen gallring, under förutsättning att det material som återstår fortfarande kan uppfylla dessa ändamål.

Konsekvenser

Beslutet tydliggör hur Hallsbergs kommun ska väga EU:s dataskyddsregler mot de svenska arkivkraven. För den enskilde innebär det att kommunens dokumentation i större utsträckning kommer att spegla de personuppgifter som faktiskt får behandlas. Samtidigt ska allmänhetens insyn och rättssäkerheten upprätthållas genom den nya versionen av handlingen.

Tidsplan och nästa steg

De nya riktlinjerna för gallring gäller när en ersättande handling har färdigställts och det har bedömts att den äldre handlingen saknar självständigt bevarandevärde enligt 3 och 10 §§ arkivlagen. Beslutet har fattats efter föredragning av kommundirektören.

Kommunstyrelsen, 6 oktober 2026, § 86.